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Compliance no mercado financeiro

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A Circular BACEN 3.978, de 23 de janeiro de 2020, criada para regulamentar a política, os procedimentos e os controles internos a serem adotados pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil (Bacen) visando a prevenção da utilização do sistema financeiro para a prática dos crimes de “lavagem” ou ocultação de bens, direitos e valores (Lei nº 9.613, de 3 de março de 1998) e de financiamento do terrorismo (Lei nº 13.260, de 16 de março de 2016), entrou em vigor em 1º de outubro.

Com isso, este mês se iniciou com um novo cenário de compliance para as instituições financeiras no Brasil, tendo em vista que, a despeito da regulação do Bacen, as mesmas terão que estabelecer seu conjunto de políticas e procedimentos, além de estabelecer seus controles internos efetivos na prevenção da lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo.

A circular determina que as instituições financeiras devem implementar e manter política formulada com base em princípios e diretrizes que busquem prevenir a sua utilização para as práticas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo, compatibilizando os perfis de risco de (i) clientes, (ii) instituição, (iii) operações, transações, produtos e serviços; e (iv) funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados.

A referida política deve estabelecer basicamente o seguinte:

DIRETRIZES GERAIS
1. A definição de papéis e responsabilidades para o cumprimento das obrigações introduzidas pela circular;
2. A definição de procedimentos voltados à avaliação e à análise prévia de novos produtos e serviços, bem como da utilização de novas tecnologias, tendo em vista o risco de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo;
3. A avaliação interna de risco e a avaliação de efetividade de: a. utilização de seus produtos e serviços na prática da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo e b. da política, dos procedimentos e dos controles internos introduzidos pela circular;
4. A verificação do cumprimento da política, dos procedimentos e dos controles internos de que trata esta Circular, bem como a identificação e a correção das deficiências verificadas;
5. A promoção de cultura organizacional de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, contemplando, inclusive, os funcionários, os parceiros e os prestadores de serviços terceirizados;
6. A seleção e a contratação de funcionários e de prestadores de serviços terceirizados, tendo em vista o risco de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo;
7. A capacitação dos funcionários sobre o tema da prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, incluindo os funcionários dos correspondentes no país que prestem atendimento em nome das instituições autorizadas a funcionar pelo Bacen.
DIRETRIZES PARA IMPLEMENTAÇÃO DE PROCEDIMENTOS
1. Coleta, verificação, validação e atualização de informações cadastrais, visando conhecer os clientes, os funcionários, os parceiros e os prestadores de serviços terceirizados;
2. Registro de operações e de serviços financeiros;
3. Monitoramento, seleção e análise de operações e situações suspeitas;
4. Comunicação de operações ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).
COMPROMETIMENTO DA ALTA ADMINISTRAÇÃO
1. Efetividade e melhoria contínua da política;
2. Efetividade e melhoria contínua dos procedimentos;
3. Efetividade e melhoria contínua dos controles internos.
Visando a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

A referida política deve ser aprovada pelo Conselho de Administração da instituição ou, na falta deste, por sua diretoria.

Passa a ser exigida a criação de uma estrutura de governança para assegurar o cumprimento da referida política, devendo ser indicado ao Bacen o diretor responsável pelo cumprimento das novas obrigações introduzidas por essa circular.

1. Avaliação de Riscos

A mesma estabelece a obrigatoriedade do estabelecimento da avaliação de risco dos produtos e serviços das instituições financeiras quanto à possibilidade de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo.

Os riscos identificados devem ser analisados quanto à probabilidade de ocorrência e à magnitude do seu impacto, devendo ser definidas categorias de risco que possibilitem a adoção de controles de gerenciamento e de mitigação para as situações de maior risco ou de controles simplificados nas situações de menor risco. A avaliação de risco deve ser documentada e aprovada pelo diretor responsável pelo cumprimento do programa de compliance previsto nessa circular e encaminhada para ciência do comitê de risco, comitê de auditoria e ao conselho de administração; na falta desse último, à diretoria da instituição.

2. KYC (know your client) – Conheça o seu Cliente

É necessário estabelecer o perfil de risco do cliente, sendo adotadas medidas reforçadas para clientes classificados em categorias de maior risco.

Para tanto, inicialmente, as instituições financeiras devem adotar procedimentos que permitam identificar e validar a identidade do cliente, confrontando, inclusive, suas informações com as disponíveis em bancos de dados de caráter público e privado. Devem ser coletadas as seguintes informações:

Pessoa natural (indivíduo) (i) nome completo, (ii) endereço residencial e (iii) CPF.
Pessoa jurídica (organização) (i) firma ou denominação social, (ii) endereço da sede e (iii) CNPJ.

Caso o cliente resida ou tenha sede no exterior, devem ser obtidos, além dos itens (i) e (ii) acima, o número e o tipo do documento de viagem e o número de identificação ou de registro de empresa, respectivamente.

A qualificação dos clientes deve se dar pelo perfil de risco e pela natureza da relação de negócio, inclusive se os mesmos são pessoas expostas politicamente. Portanto, devem ser coletadas informações que permitam avaliar a sua capacidade financeira, entendendo-se como tal renda e faturamento, para o caso de pessoa natural e jurídica, respectivamente. Tal qualificação deve ser reavaliada periodicamente.

Para defeito dessa circular, são consideradas pessoas expostas politicamente as listadas a seguir, devendo tal condição prevalecer por até 5 (cinco) anos seguintes à data em que a pessoa deixou de se enquadrar em tais categorias:

PESSOAS EXPOSTAS POLITICAMENTE NO BRASIL
1. Os detentores de mandatos eletivos dos Poderes Executivo e Legislativo da União;
2. Os ocupantes de cargo, no Poder Executivo da União, de:
a) Ministro de Estado ou equiparado;
b) Natureza Especial ou equivalente;
c) Presidente, vice-presidente e diretor, ou equivalentes, de entidades da administração pública indireta;
d) Grupo Direção e Assessoramento Superiores (DAS) nível 6 ou equivalente.
3. Os membros do Conselho Nacional de Justiça, do Supremo Tribunal Federal, dos Tribunais Superiores, dos Tribunais Regionais Federais, dos Tribunais Regionais do Trabalho, dos Tribunais Regionais Eleitorais, do Conselho Superior da Justiça do Trabalho e do Conselho da Justiça Federal;
4. Os membros do Conselho Nacional do Ministério Público, o Procurador-Geral da República, o Vice-Procurador-Geral da República, o Procurador-Geral do Trabalho, o Procurador-Geral da Justiça Militar, os Subprocuradores-Gerais da República e os Procuradores-Gerais de Justiça dos Estados e do Distrito Federal;
5. Os membros do Tribunal de Contas da União, o Procurador-Geral e os Subprocuradores-Gerais do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas da União;
6. Os presidentes e os tesoureiros nacionais, ou equivalentes, de partidos políticos;
7. Os Governadores e os Secretários de Estado e do Distrito Federal, os Deputados Estaduais e Distritais, os presidentes, ou equivalentes, de entidades da administração pública indireta estadual e distrital e os presidentes de Tribunais de Justiça, Tribunais Militares, Tribunais de Contas ou equivalentes dos Estados e do Distrito Federal;
8. Os Prefeitos, os Vereadores, os Secretários Municipais, os presidentes, ou equivalentes, de entidades da administração pública indireta municipal e os Presidentes de Tribunais de Contas ou equivalentes dos Municípios; e
9. Os dirigentes de escalões superiores de entidades de direito internacional público ou privado.
PESSOAS EXPOSTAS POLITICAMENTE NO EXTERIOR
1. Chefes de Estado ou de governo;
2. Políticos de escalões superiores;
3. Ocupantes de cargos governamentais de escalões superiores;
4. Oficiais-generais e membros de escalões superiores do Poder Judiciário;
5. Executivos de escalões superiores de empresas públicas;
6. Dirigentes de partidos políticos;
7. Dirigentes de escalões superiores de entidades de direito internacional público ou privado.

A qualificação do cliente pessoa jurídica deve incluir a análise da cadeia de participação societária até a identificação da pessoa natural caracterizada

como seu beneficiário final, sendo que as instituições financeiras devem estabelecer valor mínimo de referência de participação societária (não superior a 25%) para a identificação de beneficiário final com base no risco.

A circular também traz 2 (duas) definições muito importantes:

FAMILIAR
Os parentes, na linha reta ou colateral, até o segundo grau, o cônjuge, o companheiro, a companheira, o enteado e a enteada.
ESTREITO COLABORADOR
1. Pessoa natural conhecida por ter qualquer tipo de estreita relação com pessoa exposta politicamente, inclusive por:
a. ter participação conjunta em pessoa jurídica de direito privado;
b. figurar como mandatária, ainda que por instrumento particular da pessoa mencionada no item 1;
c. ter participação conjunta em arranjos sem personalidade jurídica.
2. Pessoa natural que tem o controle de pessoas jurídicas ou de arranjos sem personalidade jurídica, conhecidos por terem sido criados para o benefício de pessoa exposta politicamente.

Além da identificação e da qualificação dos clientes, há também a classificação dos mesmos, com base nas informações obtidas nos procedimentos de qualificação do cliente, especialmente caso seja um representante, familiar, estreito colaborador ou pessoa exposta politicamente.

Nenhuma relação de negócios deve ser iniciada sem que os procedimentos de identificação e de qualificação do cliente estejam concluídos.

3. Registro de Operações

Com respeito ao registro das operações, as instituições financeiras devem registrar todas as operações realizadas, produtos e serviços contratados, inclusive saques, depósitos, aportes, pagamentos, recebimentos e transferências de recursos.

Para cada operação, deve ser registrado o tipo, valor, data de realização, nome e número do CPF ou CNPJ e canal utilizado. No caso de pessoa natural no exterior, nome, tipo e número do documento de viagem e respectivo país emissor e organismo internacional de que seja representante para o exercício de funções específicas no país, se for o caso. No caso de pessoa jurídica no exterior, nome da empresa e número de identificação ou de registro da empresa no respectivo país de origem.

A identificação da origem e do destino dos recursos, além do instrumento de transferência ou de pagamento, devem ser adicionados no caso de operações relativas a pagamentos, recebimentos e transferências de recursos. Isso compreende:

1 – nome e número de inscrição no CPF ou no CNPJ do remetente ou sacado;
2 – nome e número de inscrição no CPF ou no CNPJ do recebedor ou beneficiário;
3 – códigos de identificação no sistema de liquidação de pagamentos ou de transferência de fundos das instituições envolvidas na operação;
4 – números das dependências e das contas envolvidas na operação.

Caso a operação seja feita com uma instituição financeira não autorizada para funcionar pelo Bacen, a instituição participante deve estipular em contrato o direito de acesso à identificação dos destinatários finais dos recursos, para fins de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

No caso de registro de operações em espécie deve ser observado o seguinte:

Valor Inclusão no Registro
Individual superior a R$ 2.000,00 – Nome
– CPF
(do portador dos recursos)
Individual igual ou superior a R$ 50.000,00 – Nome e CPF ou CNPJ (do proprietário dos recursos)
– Nome e CPF (do portador dos recursos)
– A origem dos recursos depositados ou aportados

Havendo recusa na informação da origem dos recursos, tal fato deve ser registrado pela instituição.

No caso de operações de saque com valor individual igual ou superior a R$ 50.000,00, os sacadores, clientes ou não, devem ser orientados a comunicar o saque com 3 dias úteis de antecedência, a fim de que o provisionamento seja feito e as instituições incluam no registro:

I – o nome e o respectivo número de inscrição no CPF ou no CNPJ, conforme o caso, do destinatário dos recursos;
II – o nome e o respectivo número de inscrição no CPF do portador dos recursos;
III – a finalidade do saque;
IV – o número do protocolo de atendimento ao cliente ou ao sacador não cliente, no qual devem ser informados o valor da operação, a dependência na qual deverá ser efetuado o saque e a data programada para o saque.

4. Monitoramento, Seleção, Análise de Operações e Situações Suspeitas

As instituições financeiras devem implementar procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações e situações, em prazo não superior a 45 dias contados da data da operação ou da situação, com o objetivo de identificar e dispensar especial atenção às suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo, especialmente:

A. As operações realizadas e os produtos e serviços contratados que, considerando as partes envolvidas, os valores, as formas de realização, os instrumentos utilizados ou a falta de fundamento econômico ou legal, possam configurar a existência de indícios de lavagem de dinheiro ou de financiamento do terrorismo, inclusive:
1. As operações realizadas ou os serviços prestados que, por sua habitualidade, valor ou forma, configurem artifício que objetive burlar os procedimentos de identificação, qualificação, registro, monitoramento e seleção previstos na circular;
2. As operações de depósito ou aporte em espécie, saque em espécie ou pedido de provisionamento para saque que apresentem indícios de ocultação ou dissimulação da natureza, da origem, da localização, da disposição, da movimentação ou da propriedade de bens, direitos e valores;
3. As operações realizadas e os produtos e serviços contratados que, considerando as partes e os valores envolvidos, apresentem incompatibilidade com a capacidade financeira do cliente, incluindo a renda, no caso de pessoa natural, ou o faturamento, no caso de pessoa jurídica, e o patrimônio;
4. As operações com pessoas expostas politicamente de nacionalidade brasileira e com representantes, familiares ou estreitos colaboradores de pessoas expostas politicamente;
5. As operações com pessoas expostas politicamente estrangeiras;
6. Os clientes e as operações em relação aos quais não seja possível identificar o beneficiário final;
7. As operações oriundas ou destinadas a países ou territórios com deficiências estratégicas na implementação das recomendações do Grupo de Ação Financeira (Gafi);
8. as situações em que não seja possível manter atualizadas as informações cadastrais de seus clientes.
B. As operações e situações que possam indicar suspeitas de financiamento do terrorismo.

Um manual deve ser preparado e aprovado pela diretoria da instituição contendo:

a. Os critérios de definição da periodicidade de execução dos procedimentos de monitoramento e seleção para os diferentes tipos de operações e situações monitoradas;
b. Os parâmetros, as variáveis, as regras e os cenários utilizados no monitoramento e seleção para os diferentes tipos de operações e situações.

É importante salientar que é vedada a contratação de terceiros para fazer análise de operações e situações suspeitas, assim como realizá-la no exterior, embora seja facultada a contratação de serviços auxiliares à análise.

5. Comunicação ao Coaf

Os procedimentos de análise das operações ou situações suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo devem ocorrer dentro do prazo de 45 dias, a partir da data da seleção da operação. Já a comunicação ao Coaf deve ocorrer dentro do mesmo prazo, até o dia útil seguinte àquele em que se tomou a decisão de efetuar a comunicação.

Com respeito às operações em espécie, as instituições financeiras devem comunicar ao Coaf até o dia útil seguinte ao da ocorrência da operação ou do provisionamento:

– As operações de depósito ou aporte em espécie ou saque em espécie de valor igual ou superior a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais);
– As operações relativas a pagamentos, recebimentos e transferências de recursos, por meio de qualquer instrumento, contra pagamento em espécie, de valor igual ou superior a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais);
– A solicitação de provisionamento de saques em espécie de valor igual ou superior a R$ 50.000,00 (cinquenta mil reais).

Essas comunicações devem especificar se a pessoa, objeto da comunicação, é:

a. pessoa exposta politicamente ou representante, familiar ou estreito colaborador dessa pessoa;
b. pessoa que, reconhecidamente, praticou ou tenha intentado praticar atos terroristas ou deles participado ou facilitado o seu cometimento;
c. pessoa que possui ou controla, direta ou indiretamente, recursos na instituição, no caso do item b acima.

6. Conhecimento dos Funcionários (KYE), Parceiros (KYP) e Prestadores de Serviços Terceirizados

As instituições financeiras devem implementar procedimentos destinados a conhecer seus funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados, incluindo procedimentos de identificação e qualificação, sempre com foco na prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

Portanto, as atividades exercidas por seus funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados devem ser classificadas nas categorias de risco definidas na avaliação interna de risco e tal classificação deve ser mantida atualizada.

As instituições financeiras que celebrarem contratos com instruções financeiras sediadas no exterior devem:

1. obter informações sobre o contratado que permitam compreender a natureza de sua atividade e a sua reputação;
2. verificar se o contratado foi objeto de investigação ou de ação de autoridade supervisora relacionada com lavagem de dinheiro ou com financiamento do terrorismo;
3. certificar que o contratado tem presença física no país onde está constituído ou licenciado;
4. conhecer os controles adotados pelo contratado relativos à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;
5. obter a aprovação do detentor de cargo ou função de nível hierárquico superior ao do responsável pela contratação;
6. dar ciência do contrato de parceria ao diretor instituído por essa circular.

Por outro lado, se as instituições financeiras celebrarem contratos com terceiros não sujeitos a autorização para funcionar do Banco Central do Brasil, participantes de arranjo de pagamento do qual a instituição também participe, devem:

1. obter informações sobre o terceiro que permitam compreender a natureza de sua atividade e a sua reputação;
2. verificar se o terceiro foi objeto de investigação ou de ação de autoridade supervisora relacionada com lavagem de dinheiro ou com financiamento do terrorismo;
3. certificar que o terceiro tem licença do instituidor do arranjo para operar, quando for o caso;
4. conhecer os controles adotados pelo terceiro relativos à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;
5. dar ciência do contrato de parceria ao diretor instituído por essa circular.

7. Mecanismos de Acompanhamento e de Controle

As instituições financeiras devem instituir mecanismos de acompanhamento e de controle que sejam testados periodicamente pela auditoria interna de modo a assegurar a implementação e a adequação da política, dos procedimentos e dos controles internos introduzidos por essa circular, incluindo:

1. a definição de processos, testes e trilhas de auditoria;
2. a definição de métricas e indicadores adequados;
3. a identificação e a correção de eventuais deficiências.

8. Avaliação de Efetividade

As instituições financeiras devem avaliar a efetividade da política, dos procedimentos e dos controles internos, elaborando um relatório específico nas seguintes condições:

– Deve ser elaborado anualmente, com data-base de 31 de dezembro;
– Deve ser encaminhado ao comitê de auditoria e ao conselho de administração -- ou, na falta deste último, à diretoria da instituição -- até 31 de março do ano seguinte ao da data-base;
– Deve conter: (i) a metodologia adotada na avaliação da efetividade, (ii) os testes aplicados, (iii) a qualificação dos avaliadores e (iv) as deficiências identificadas;
– Deve avaliar, no mínimo: (i) os procedimentos destinados a conhecer clientes, incluindo a verificação e a validação das informações dos clientes e a adequação dos dados cadastrais, (ii) os procedimentos de monitoramento, seleção, análise e comunicação ao COAF, incluindo a avaliação de efetividade dos parâmetros de seleção de operações e de situações suspeitas, (iii) a governança da política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, (iv) as medidas de desenvolvimento da cultura organizacional voltadas à prevenção da lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, (v) os programas de capacitação periódica de pessoal, (vi) os procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados; e (vii) as ações de regularização dos apontamentos oriundos da auditoria interna e da supervisão do Banco Central do Brasil.

Havendo a identificação das deficiências, deve ser elaborado um plano de ação destinado a solucioná-las por meio da avaliação de efetividade, sendo elaborado relatório de acompanhamento para documentar a remediação das deficiências, devendo ambos os documentos serem encaminhados ao comitê de autoria, ao conselho de administração e à diretoria da instituição até 30 de junho do ano seguinte ao da data-base do relatório.

9. Documentação

Os seguintes documentos devem permanecer à disposição do Banco Central do Brasil; sendo que os documentos nos itens 5, 8, 9, 10, 11, 12, 13 e 14 devem estar disponíveis pelo prazo mínimo de 5 anos:

1. A política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;
2. A ata de reunião do conselho de administração ou, na sua inexistência, da diretoria da instituição, no caso de ser formalizada a opção de uma política de prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo única por conglomerado prudencial e por sistema cooperativo de crédito;
3. O relatório justificando o impedimento ou a limitação, na hipótese de impedimento ou limitação legal à aplicação da política à unidade da instituição situada no exterior;
4. O documento de avaliação interna de risco;
5. Os contratos com terceiros não sujeitos a autorização para funcionar do Banco Central do Brasil, participantes de arranjo de pagamento do qual a instituição também participe;
6. A ata de reunião do conselho de administração, ou na falta deste, da diretoria que aprovou a (i) avaliação interna de risco, (ii) os procedimentos de monitoramento e seleção, (ii) os procedimentos de análise, (iv) as comunicações de operações e situações suspeitas e comunicações de operações em espécie, (v) o relatório de avaliação de efetividade, todos de forma centralizada em instituição do conglomerado prudencial e do sistema cooperativo de crédito;
7. O relatório de avaliação de efetividade;
8. As versões anteriores da avaliação interna de risco;
9. O manual relativo aos procedimentos destinados a conhecer os clientes;
10. O manual relativo aos procedimentos de monitoramento, seleção e análise de operações e situações suspeitas;
11. O documento relativo aos procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados;
12. As versões anteriores do relatório de avaliação de efetividade;
13. Os dados, os registros e as informações relativas aos mecanismos de acompanhamento e de controle; e
14. Os documentos relativos ao plano de ação e ao respectivo relatório de acompanhamento.

Já os seguintes documentos devem ser mantidos à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo mínimo de 10 anos:

1. As informações coletadas nos procedimentos destinados a conhecer os clientes;
2. As informações coletadas nos procedimentos destinados a conhecer os funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados;
3. As informações e registros de todas as operações realizadas, produtos e serviços contratados, inclusive saques, depósitos, aportes, pagamentos, recebimentos e transferências de recursos; operações em espécie em valor individual acima de R$ 2.000,00; operações de depósito ou aporte em espécie de valor individual igual ou superior a R$ 50.000,00; operações de saque de valor individual igual ou superior a R$ 50.000,00; além de recebimentos de boleto de pagamento pagos com recursos em espécie;
4. O dossiê dos procedimentos de análise das operações e situações selecionadas por meio dos procedimentos de monitoramento e seleção de operações que possam indicar suspeitas de lavagem de dinheiro e de financiamento do terrorismo.

Por fim, a circular altera a Circular 3.691, de 16 de dezembro de 2013, que regulamenta a Resolução 3.568, de 29 de maio de 2008, que, por sua vez, regulamenta o mercado decâmbio, a fim de incrementar as medidas de prevenção à lavagem de dinheiro e aofinanciamento do terrorismo em tais operações, por meio de avaliação dedesempenho, de procedimentos comerciais e de capacidade financeira.

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