O guia de presentes e entretenimento da Agência Anticorrupção Francesa – AFA

August 24, 2020

A Agência Anticorrupção Francesa – AFA editou há aproximadamente 1 ano, um guia sobre presentes e entretenimento a fim de orientar as empresas, fundações e associações a estabelecer regras seguras a respeito desse tema.

O guia foi criado com o propósito de fomentar a redução do risco de corrupção e tráfico de influência, seja ativo, ao responsabilizar o indivíduo da iniciativa privada ou o passivo, ao responsabilizar o funcionário público ou mesmo outro indivíduo da iniciativa privada.

O guia deixa claro que uma condenação por corrupção pode levar às seguintes consequências:

– sua exclusão temporária do mercado de contratos públicos;
– a perda de confiança de seus parceiros de negócios, o que pode resultar em interrupção de negociações contratuais ou não renovação de contratos;
– a deterioração de sua imagem junto aos consumidores, investidores e credores;
– a deterioração das relações de trabalho e a perda de confiança dos funcionários nos valores da organização, ou ainda mais dificuldade em atrair novos talentos, sensíveis a compromissos éticos.

As recomendações da AFA enfatizam que o código de conduta não é limitado a uma coleção de boas práticas, mas também formula proibições destinadas aos usos constitutivos de violações de probidade. Em razão disso, deve tratar de presentes e hospitalidade, pagamentos de facilitação, conflitos de interesse, patrocínio, bem como, se apropriado, representação de interesses (lobbying).

Na prática, a política de presentes e hospitalidade de uma organização deve ser definida de acordo com o seu mapeamento de risco e para treinamento destinado ao seu quadro de pessoal e a seus funcionários mais expostos ao risco de corrupção.

O guia cita, por exemplo, o dispositivo que veda presentes no setor da saúde, materializado na Portaria nº 2017-49, de 19 de janeiro de 2017, relativa aos benefícios oferecidos pela pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde, que reforça a proibição de presentes, estabelecida nas leis de 27 de janeiro de 1993, sobre diversas medidas sociais e de 29 de dezembro de 2011, relativa a fortalecimento da segurança de medicamentos e produtos para a saúde:

  • O artigo L. 1453-3 do Código de Saúde Pública proíbe profissionais de saúde para receber benefícios em dinheiro ou em qualquer outra forma, direta ou indiretamente, oferecidos ou adquiridos por pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde;
  • O artigo L. 1453-5 deste código proíbe pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde a oferecer ou prometer benefícios em dinheiro ou em espécie, sob qualquer forma, direta ou indiretamente, a profissionais de saúde.

O mesmo código acima estabelece pena de um ano de prisão e 75 mil euros de multa para o profissional de saúde que receber vantagens e dois anos de prisão e 150 mil euros para aquele que oferecer vantagens ao profissional de saúde.

A formalização de política com diretrizes para a gestão de brindes e entretenimento, em suplemento ao código de conduta, permitirá detalhar as condições relativas à sua concessão e aceitação, bem como regras internas de rastreabilidade e validação.

Para ajudar empresas, fundações e associações a montar sua política de presentes e entretenimento, o guia cita os seguintes passos:

1. Criar a definição e ilustrar exemplos de presentes e entretenimento.
2. Determinar os critérios legítimos de oferta e aceitação de presentes.
3. Listar as condições nas quais é possível ofertar ou aceitar presentes e entretenimento.
4. Definir as regras internas de aprovação e rastreabilidade.
5. Organizar as responsabilidades e os papeis de cada um.

O guia cita, a título de exemplo, condições que deveriam ser levadas em consideração ao regulamentar a oferta e a aceitação de presentes e entretenimento, procurando diferenciar um ato de cortesia, de um ato de corrupção:

1. são autorizados pela(s) lei(s) aplicável(is);

2. não são solicitados pelo beneficiário;

3. não visam obter compensação ou vantagem indevida;

4. não têm a intenção de influenciar uma decisão e, portanto, não são praticados em um momento estratégico (exemplo: licitação em andamento, assinatura de acordos, votação, concessão de autorizações, obtenção de contratos, modificação de legislação ou regulamentos, etc.);

5. o beneficiário não deve exercer um poder de decisão sobre uma decisão antecipada ou pendente que afete os interesses da organização;

6. são ocasionais no que diz respeito à atividade profissional;

7. não causam constrangimento se forem revelados publicamente;

8. são realizados dentro de um quadro estritamente profissional;

9. são registrados nos livros e registros da organização (exemplo: cadastro de brindes oferecidos e recebidos).

O guia continua sugerindo ainda as seguintes regras:

Presentes – Não devem ser dados em dinheiro ou equivalentes (exemplo: cartões-presente, certificados de presente)
– Não devem ser fornecidos na forma de serviços ou outros benefícios em espécie (exemplo: uma promessa de contratação)
– o valor do presente recebido deve ser insignificante ou razoável (teste de reciprocidade), inclusive no que diz respeito ao contexto situação econômica e social do país em questão e os usos que são praticados lá
– o valor deve corresponder a um montante compatível com o ambiente, o serviço, as funções e os riscos assumidos pela entidade e / ou seus funcionários
Refeições e Entretenimento – deve permitir que os participantes se aproximem para tratar assuntos profissionais
– o valor da refeição deve ser razoável no sentido definido pela organização
– deve acontecer durante a semana e os parentes não devem ser convidados
– O entretenimento deve ser aprovado pela alta gerência ou pelo compliance officer
Viagens profissionais – a cobertura dos custos deve ser previamente acordada, formalizada e estritamente limitada (sem permitir turismo)
– a distância e a duração da viagem devem ser justificadas por razões profissionais (exemplo: visita a uma fábrica)
– a viagem deve respeitar a política de viagens de negócios da organização, se houver

O guia deixa claro que as empresas, fundações e associações não devem focar o controle de presentes e entretenimento apenas no valor, mas também na frequência com que são ofertados ou recebidos. É altamente recomendável que haja um registro de presentes e entretenimento ofertados e recebidos, pois, dessa forma, passa a existir transparência e controle sobre o que está sendo praticado com respeito a presentes e entretenimento.

Em seguida, o guia estabelece três elementos que ajudam a definir os critérios de oferta e recebimento de presentes e entretenimento:

1. A apreciação da razoabilidade.
2. A determinação de um limite além do qual uma autorização é necessária.
3. A fixação de um teto que não deve ser excedido.

Independente disso, o guia também sugere transparência, estabelecendo a criação de regras necessárias e de um procedimento de aprovação, caso o limite seja ultrapassado, além de ser permitida a rastreabilidade; algo que seria possível com uma ferramenta digital customizada para tal fim.

Caso a empresa não deseje registrar todos os presentes e entretenimento ofertados ou recebidos, o guia sugere o registro de certos presentes ou entretenimento, independente do valor, para:

  • garantir rastreabilidade e garantir transparência;
  • demonstrar a eficácia do procedimento;
  • alertar sobre o comportamento de determinados terceiros e, se necessário, realizar uma avaliação posterior ou lembrá-los das regras da empresa,
  • detectar comportamento interno contrário às regras da organização,
  • ilustrar o treinamento dado aos funcionários com casos concretos;
  • enriquecer o mapeamento de risco quando for atualizado.

Caso o presente ou entretenimento não seja adequado de acordo com as diretrizes da empresa e não seja possível devolvê-lo, o guia sugere a sua doação a uma instituição sem fins lucrativos ou um sorteio entre todos os funcionários.

Se a empresa tiver atuação internacional, é importante que suas diretrizes estabeleçam a utilização da regra mais restrita, caso haja conflito entre as diretrizes da empresa e a lei local.

O guia menciona todos os envolvidos com presentes e entretenimento da seguinte forma:

Alta Gerência Valida a política de presentes e entretenimento
Colaboradores São treinados e se sujeitam as regras de rastreamento e transparência
Superior hierárquico Valida os pedidos de autorização e os relatórios de despesas
Compliance officer É contatado em caso de dificuldade na aplicação da política
Contabilidade Rejeita os pagamentos se as regras não foram seguidas
Controles internos Controla o respeito à política de presentes e entretenimento
Auditoria interna Revisa o respeito à política de presentes e entretenimento, especialmente com respeito a sua pertinência e eficácia

O compromisso da alta gerência com uma política de tolerância zero em relação a qualquer comportamento antiético em geral e qualquer risco de corrupção em particular, constitui um elemento fundamental para a prevenção e detecção da corrupção. Dessa forma, o lançamento de tal política deve ter a alta gerência da organização servindo de exemplo, seguido por um treinamento de todos os funcionários (colaboradores), especialmente aqueles mais expostos a ofertar ou receber presentes de terceiros. Ao final desse treinamento, deve ficar clara a diferença entre algo considerado como cortesia ou não.

Os funcionários devem ser estimulados a agir sempre com transparência, a perguntar, em caso de dúvidas e a recusar e/ou devolver presentes ou entretenimento recebido que não estejam em conformidade com as diretrizes da empresa.

Finalmente, a empresa deve estabelecer e detalhar os diferentes níveis de controle, conforme sugerido abaixo:

1. Autocontrole Efetuado pelo próprio colaborador
2. Controle de 1º nível Efetuado pelo superior hierárquico
3. Controle de 2º nível Efetuado por controles internos ou pelo compliance officer
4. Controle de 3º nível Efetuado pela auditoria interna

No caso de oferta de presentes ou entretenimento, segundo o guia, os controles devem ser exercidos no momento do pagamento ou do reembolso de despesas. Consoante a opinião do autor desse artigo, esse é a única recomendação que merecia uma revisão, visto que os controles deveriam operar antes que o presente ou o entretenimento fosse pago. O próprio guia recomenda o estabelecimento de limites seguros e de registro em ferramenta digital.

Naturalmente que medidas disciplinares devem ser aplicadas àqueles que violarem as diretrizes estabelecidas pela empresa a respeito desse tema, consoante o nível de gravidade e de frequência da situação.

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A Agência Anticorrupção Francesa – AFA editou há aproximadamente 1 ano, um guia sobre presentes e entretenimento a fim de orientar as empresas, fundações e associações a estabelecer regras seguras a respeito desse tema.

O guia foi criado com o propósito de fomentar a redução do risco de corrupção e tráfico de influência, seja ativo, ao responsabilizar o indivíduo da iniciativa privada ou o passivo, ao responsabilizar o funcionário público ou mesmo outro indivíduo da iniciativa privada.

O guia deixa claro que uma condenação por corrupção pode levar às seguintes consequências:

– sua exclusão temporária do mercado de contratos públicos;
– a perda de confiança de seus parceiros de negócios, o que pode resultar em interrupção de negociações contratuais ou não renovação de contratos;
– a deterioração de sua imagem junto aos consumidores, investidores e credores;
– a deterioração das relações de trabalho e a perda de confiança dos funcionários nos valores da organização, ou ainda mais dificuldade em atrair novos talentos, sensíveis a compromissos éticos.

As recomendações da AFA enfatizam que o código de conduta não é limitado a uma coleção de boas práticas, mas também formula proibições destinadas aos usos constitutivos de violações de probidade. Em razão disso, deve tratar de presentes e hospitalidade, pagamentos de facilitação, conflitos de interesse, patrocínio, bem como, se apropriado, representação de interesses (lobbying).

Na prática, a política de presentes e hospitalidade de uma organização deve ser definida de acordo com o seu mapeamento de risco e para treinamento destinado ao seu quadro de pessoal e a seus funcionários mais expostos ao risco de corrupção.

O guia cita, por exemplo, o dispositivo que veda presentes no setor da saúde, materializado na Portaria nº 2017-49, de 19 de janeiro de 2017, relativa aos benefícios oferecidos pela pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde, que reforça a proibição de presentes, estabelecida nas leis de 27 de janeiro de 1993, sobre diversas medidas sociais e de 29 de dezembro de 2011, relativa a fortalecimento da segurança de medicamentos e produtos para a saúde:

  • O artigo L. 1453-3 do Código de Saúde Pública proíbe profissionais de saúde para receber benefícios em dinheiro ou em qualquer outra forma, direta ou indiretamente, oferecidos ou adquiridos por pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde;
  • O artigo L. 1453-5 deste código proíbe pessoas que fabricam ou comercializam produtos ou serviços de saúde a oferecer ou prometer benefícios em dinheiro ou em espécie, sob qualquer forma, direta ou indiretamente, a profissionais de saúde.

O mesmo código acima estabelece pena de um ano de prisão e 75 mil euros de multa para o profissional de saúde que receber vantagens e dois anos de prisão e 150 mil euros para aquele que oferecer vantagens ao profissional de saúde.

A formalização de política com diretrizes para a gestão de brindes e entretenimento, em suplemento ao código de conduta, permitirá detalhar as condições relativas à sua concessão e aceitação, bem como regras internas de rastreabilidade e validação.

Para ajudar empresas, fundações e associações a montar sua política de presentes e entretenimento, o guia cita os seguintes passos:

1. Criar a definição e ilustrar exemplos de presentes e entretenimento.
2. Determinar os critérios legítimos de oferta e aceitação de presentes.
3. Listar as condições nas quais é possível ofertar ou aceitar presentes e entretenimento.
4. Definir as regras internas de aprovação e rastreabilidade.
5. Organizar as responsabilidades e os papeis de cada um.

O guia cita, a título de exemplo, condições que deveriam ser levadas em consideração ao regulamentar a oferta e a aceitação de presentes e entretenimento, procurando diferenciar um ato de cortesia, de um ato de corrupção:

1. são autorizados pela(s) lei(s) aplicável(is);

2. não são solicitados pelo beneficiário;

3. não visam obter compensação ou vantagem indevida;

4. não têm a intenção de influenciar uma decisão e, portanto, não são praticados em um momento estratégico (exemplo: licitação em andamento, assinatura de acordos, votação, concessão de autorizações, obtenção de contratos, modificação de legislação ou regulamentos, etc.);

5. o beneficiário não deve exercer um poder de decisão sobre uma decisão antecipada ou pendente que afete os interesses da organização;

6. são ocasionais no que diz respeito à atividade profissional;

7. não causam constrangimento se forem revelados publicamente;

8. são realizados dentro de um quadro estritamente profissional;

9. são registrados nos livros e registros da organização (exemplo: cadastro de brindes oferecidos e recebidos).

O guia continua sugerindo ainda as seguintes regras:

Presentes – Não devem ser dados em dinheiro ou equivalentes (exemplo: cartões-presente, certificados de presente)
– Não devem ser fornecidos na forma de serviços ou outros benefícios em espécie (exemplo: uma promessa de contratação)
– o valor do presente recebido deve ser insignificante ou razoável (teste de reciprocidade), inclusive no que diz respeito ao contexto situação econômica e social do país em questão e os usos que são praticados lá
– o valor deve corresponder a um montante compatível com o ambiente, o serviço, as funções e os riscos assumidos pela entidade e / ou seus funcionários
Refeições e Entretenimento – deve permitir que os participantes se aproximem para tratar assuntos profissionais
– o valor da refeição deve ser razoável no sentido definido pela organização
– deve acontecer durante a semana e os parentes não devem ser convidados
– O entretenimento deve ser aprovado pela alta gerência ou pelo compliance officer
Viagens profissionais – a cobertura dos custos deve ser previamente acordada, formalizada e estritamente limitada (sem permitir turismo)
– a distância e a duração da viagem devem ser justificadas por razões profissionais (exemplo: visita a uma fábrica)
– a viagem deve respeitar a política de viagens de negócios da organização, se houver

O guia deixa claro que as empresas, fundações e associações não devem focar o controle de presentes e entretenimento apenas no valor, mas também na frequência com que são ofertados ou recebidos. É altamente recomendável que haja um registro de presentes e entretenimento ofertados e recebidos, pois, dessa forma, passa a existir transparência e controle sobre o que está sendo praticado com respeito a presentes e entretenimento.

Em seguida, o guia estabelece três elementos que ajudam a definir os critérios de oferta e recebimento de presentes e entretenimento:

1. A apreciação da razoabilidade.
2. A determinação de um limite além do qual uma autorização é necessária.
3. A fixação de um teto que não deve ser excedido.

Independente disso, o guia também sugere transparência, estabelecendo a criação de regras necessárias e de um procedimento de aprovação, caso o limite seja ultrapassado, além de ser permitida a rastreabilidade; algo que seria possível com uma ferramenta digital customizada para tal fim.

Caso a empresa não deseje registrar todos os presentes e entretenimento ofertados ou recebidos, o guia sugere o registro de certos presentes ou entretenimento, independente do valor, para:

  • garantir rastreabilidade e garantir transparência;
  • demonstrar a eficácia do procedimento;
  • alertar sobre o comportamento de determinados terceiros e, se necessário, realizar uma avaliação posterior ou lembrá-los das regras da empresa,
  • detectar comportamento interno contrário às regras da organização,
  • ilustrar o treinamento dado aos funcionários com casos concretos;
  • enriquecer o mapeamento de risco quando for atualizado.

Caso o presente ou entretenimento não seja adequado de acordo com as diretrizes da empresa e não seja possível devolvê-lo, o guia sugere a sua doação a uma instituição sem fins lucrativos ou um sorteio entre todos os funcionários.

Se a empresa tiver atuação internacional, é importante que suas diretrizes estabeleçam a utilização da regra mais restrita, caso haja conflito entre as diretrizes da empresa e a lei local.

O guia menciona todos os envolvidos com presentes e entretenimento da seguinte forma:

Alta Gerência Valida a política de presentes e entretenimento
Colaboradores São treinados e se sujeitam as regras de rastreamento e transparência
Superior hierárquico Valida os pedidos de autorização e os relatórios de despesas
Compliance officer É contatado em caso de dificuldade na aplicação da política
Contabilidade Rejeita os pagamentos se as regras não foram seguidas
Controles internos Controla o respeito à política de presentes e entretenimento
Auditoria interna Revisa o respeito à política de presentes e entretenimento, especialmente com respeito a sua pertinência e eficácia

O compromisso da alta gerência com uma política de tolerância zero em relação a qualquer comportamento antiético em geral e qualquer risco de corrupção em particular, constitui um elemento fundamental para a prevenção e detecção da corrupção. Dessa forma, o lançamento de tal política deve ter a alta gerência da organização servindo de exemplo, seguido por um treinamento de todos os funcionários (colaboradores), especialmente aqueles mais expostos a ofertar ou receber presentes de terceiros. Ao final desse treinamento, deve ficar clara a diferença entre algo considerado como cortesia ou não.

Os funcionários devem ser estimulados a agir sempre com transparência, a perguntar, em caso de dúvidas e a recusar e/ou devolver presentes ou entretenimento recebido que não estejam em conformidade com as diretrizes da empresa.

Finalmente, a empresa deve estabelecer e detalhar os diferentes níveis de controle, conforme sugerido abaixo:

1. Autocontrole Efetuado pelo próprio colaborador
2. Controle de 1º nível Efetuado pelo superior hierárquico
3. Controle de 2º nível Efetuado por controles internos ou pelo compliance officer
4. Controle de 3º nível Efetuado pela auditoria interna

No caso de oferta de presentes ou entretenimento, segundo o guia, os controles devem ser exercidos no momento do pagamento ou do reembolso de despesas. Consoante a opinião do autor desse artigo, esse é a única recomendação que merecia uma revisão, visto que os controles deveriam operar antes que o presente ou o entretenimento fosse pago. O próprio guia recomenda o estabelecimento de limites seguros e de registro em ferramenta digital.

Naturalmente que medidas disciplinares devem ser aplicadas àqueles que violarem as diretrizes estabelecidas pela empresa a respeito desse tema, consoante o nível de gravidade e de frequência da situação.

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