Aprimoramentos no programa de compliance segundo a OCDE

August 7, 2023

Fundada em 1961 e sediada em Paris, a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), é uma organização econômica composta por 38 países membros. Sua missão é estimular o progresso econômico global e facilitar comércio mundial.

Atualmente, os seguintes países são membros da OCDE: Alemanha, Austrália, Áustria, Bélgica, Canadá, Chile, Colômbia, Coréia do Sul, Costa Rica, Dinamarca, Eslováquia, Eslovênia, Espanha, Estados Unidos, Estônia, Finlândia, França, Grécia, Holanda, Hungria, Irlanda, Islândia, Israel, Itália, Japão, Letônia, Lituânia, Luxemburgo, México, Noruega, Nova Zelândia, Polônia, Portugal, Reino Unido, República Tcheca, Suécia, Suíça e Turquia.

O Brasil notavelmente não faz parte desse seleto grupo, embora razões políticas sejam uma importante variável que ainda impedem a sua entrada. Entretanto, a OCDE estabelece boas práticas a serem seguidas pelos países membros. Isso, por sua vez, incentiva que padrões semelhantes sejam exigidos daqueles com quem fazem negócios.

A OCDE publicou a Recomendação Anticorrupção de 2021 para aprimorar o combate ao suborno de funcionários públicos estrangeiros em transações comerciais internacionais. Destaca-se, de forma sumária, os seguintes pontos abaixo listados:

PRINCIPAIS PONTOS DA RECOMENDAÇÃO ANTICORRUPÇÃO DA OCDE DE 2021

1. Exigência de que os países membros incentivem o desenvolvimento de programas de compliance, tanto no contexto da sua aplicação quanto na participação das empresas em compras governamentais ou ao receber outras vantagens públicas.

2. Exigência do nivelamento do campo de atuação entre empresas estatais e empresas privadas, sujeitando as estatais às mesmas expectativas e padrões de compliance que as privadas.

3. Solicitação aos países que removam os obstáculos à due diligence efetiva e outras práticas de compliance apresentadas pelos regimes de proteção de dados.

4. Ênfase nas normas contábeis e na auditoria interna.

5. Incentivar denúncias e a proteção aos denunciantes.

6. Aprimoramento e atualização das orientações da OCDE sobre controles internos, ética e compliance, orientações que influenciam os padrões impostos pelos Estados Unidos e outras autoridades que aplicam as leis em países que participam da OCDE e fazem parte da Convenção Antissuborno.

O documento nominado como Anexo II – Orientação de Boas Práticas sobre Controles Internos, Ética e Conformidade foca em empresas, organizações empresariais e associações profissionais. Ele é divido em duas seções distintas e foi substancialmente atualizado, conforme pode ser visto no quadro abaixo:

TÓPICOS

APRIMORAMENTOS FEITOS NO ANEXO II

Compromisso com Compliance

A.1. – Deve haver apoio e comprometimento incondicional da diretoria ou dos gestores correspondentes (além do gerente geral), almejando a criação de uma cultura de ética e compliance.

A.16. – Estabelece uma nova expectativa na comunicação externa do compromisso da empresa com compliance.

Políticas e Procedimentos

A.2. – Recomenda que as políticas anticorrupção das empresas estejam facilmente acessíveis aos funcionários, terceiros relevantes, subsidiárias e devem ser traduzidas para o idioma do país, quando necessário.

A.5. – Expande a lista de áreas que devem ser alcançadas pelas políticas e procedimentos de compliance: conflitos de interesses, processos de recrutamento e seleção, riscos associados com o uso de terceiros e processos claros para a participação em processos licitatórios.

Monitoramento Interno e Autonomia

A.4. – Enfatiza que os compliance officers responsáveis pelo monitoramento dos programas de compliance precisam ter um nível adequado de experiência e qualificação, bem como o acesso a fontes de dados relevantes.

Relacionamento com Terceiros

A.6. – (i) deve haver monitoramento contínuo de terceiros, (ii) adiciona um novo elemento com respeito aos mecanismos para assegurar que os termos de contratos descrevam em detalhes os serviços a serem prestados, que as condições de pagamento sejam apropriadas, que o objeto do contrato seja efetivamente cumprido e o pagamento, em contrapartida, seja feito, (iii) adiciona um novo elemento para garantir o direito da empresa de auditar terceiros e de exercer efetivamente esse direito, e (iv) adiciona um novo elemento com respeito ao estabelecimento de mecanismos adequados para endereçar incidentes de corrupção no estrangeiro por parte de terceiros contratados, por exemplo, término de contrato.

Relato Interno, Investigação e Remediação

A.8. – Adiciona um novo elemento no que diz respeito a controles internos para identificar padrões que indiquem a corrupção no estrangeiro, incluindo o uso de tecnologias inovadoras.

A.11. – Recomenda que medidas para endereçar casos suspeitos de corrupção no estrangeiro devem também incluir (i) processos para identificar, investigar e relatar más condutas e utilizar efetivamente os recursos necessários para aplicar a lei e (ii) remediação (incluindo a análise da situação geradora da questão e das fraquezas identificadas).

A.13. – Esclarece que os mecanismos de relato interno devem ser confidenciais, sendo possível o anonimato e fornecer canais visíveis e acessíveis para relatos de má conduta.

Treinamento

A.9. – Adiciona um novo elemento visando assegurar treinamento documentado e periódico para terceiros a respeito do programa de compliance e anticorrupção da empresa.

A.12. e A.13. – Adiciona novas expectativas para garantir a não retaliação a denunciantes.

Incentivos e Medidas Disciplinares

A.10. – Encoraja incentivos apropriados para o cumprimento das normas de compliance, incluindo ética e compliance nos processos de recursos humanos.

A.11. – Esclarece que medidas disciplinares devem ser consistentes, apropriadas e devidamente comunicadas para garantir a ciência por parte dos funcionários.

Revisões Periódicas, Monitoramento e Teste

A.14. – Esclarece que os testes e revisões periódicos devem ser conduzidos regularmente e visando desenvolvimentos específicos, mudanças operacionais e estruturais, resultados de monitoramento e auditorias e “lições aprendidas” de potenciais más condutas ocorridas na própria empresa, bem como de outras empresas enfrentando riscos similares.

Fusões e Aquisições

A.15. – Adiciona um novo elemento prevendo a absoluta necessidade de due diligences baseadas em risco antes de fusões e aquisições, e incorporação da nova empresa no programa de compliance e nos controles internos, realizando todos os treinamentos e auditorias necessárias.

É importante salientar que todas essas recomendações serão observadas dentro do programa de monitoramento exercido pelo Grupo de Trabalho Antissuborno da OCDE.

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Fundada em 1961 e sediada em Paris, a Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), é uma organização econômica composta por 38 países membros. Sua missão é estimular o progresso econômico global e facilitar comércio mundial.

Atualmente, os seguintes países são membros da OCDE: Alemanha, Austrália, Áustria, Bélgica, Canadá, Chile, Colômbia, Coréia do Sul, Costa Rica, Dinamarca, Eslováquia, Eslovênia, Espanha, Estados Unidos, Estônia, Finlândia, França, Grécia, Holanda, Hungria, Irlanda, Islândia, Israel, Itália, Japão, Letônia, Lituânia, Luxemburgo, México, Noruega, Nova Zelândia, Polônia, Portugal, Reino Unido, República Tcheca, Suécia, Suíça e Turquia.

O Brasil notavelmente não faz parte desse seleto grupo, embora razões políticas sejam uma importante variável que ainda impedem a sua entrada. Entretanto, a OCDE estabelece boas práticas a serem seguidas pelos países membros. Isso, por sua vez, incentiva que padrões semelhantes sejam exigidos daqueles com quem fazem negócios.

A OCDE publicou a Recomendação Anticorrupção de 2021 para aprimorar o combate ao suborno de funcionários públicos estrangeiros em transações comerciais internacionais. Destaca-se, de forma sumária, os seguintes pontos abaixo listados:

PRINCIPAIS PONTOS DA RECOMENDAÇÃO ANTICORRUPÇÃO DA OCDE DE 2021

1. Exigência de que os países membros incentivem o desenvolvimento de programas de compliance, tanto no contexto da sua aplicação quanto na participação das empresas em compras governamentais ou ao receber outras vantagens públicas.

2. Exigência do nivelamento do campo de atuação entre empresas estatais e empresas privadas, sujeitando as estatais às mesmas expectativas e padrões de compliance que as privadas.

3. Solicitação aos países que removam os obstáculos à due diligence efetiva e outras práticas de compliance apresentadas pelos regimes de proteção de dados.

4. Ênfase nas normas contábeis e na auditoria interna.

5. Incentivar denúncias e a proteção aos denunciantes.

6. Aprimoramento e atualização das orientações da OCDE sobre controles internos, ética e compliance, orientações que influenciam os padrões impostos pelos Estados Unidos e outras autoridades que aplicam as leis em países que participam da OCDE e fazem parte da Convenção Antissuborno.

O documento nominado como Anexo II – Orientação de Boas Práticas sobre Controles Internos, Ética e Conformidade foca em empresas, organizações empresariais e associações profissionais. Ele é divido em duas seções distintas e foi substancialmente atualizado, conforme pode ser visto no quadro abaixo:

TÓPICOS

APRIMORAMENTOS FEITOS NO ANEXO II

Compromisso com Compliance

A.1. – Deve haver apoio e comprometimento incondicional da diretoria ou dos gestores correspondentes (além do gerente geral), almejando a criação de uma cultura de ética e compliance.

A.16. – Estabelece uma nova expectativa na comunicação externa do compromisso da empresa com compliance.

Políticas e Procedimentos

A.2. – Recomenda que as políticas anticorrupção das empresas estejam facilmente acessíveis aos funcionários, terceiros relevantes, subsidiárias e devem ser traduzidas para o idioma do país, quando necessário.

A.5. – Expande a lista de áreas que devem ser alcançadas pelas políticas e procedimentos de compliance: conflitos de interesses, processos de recrutamento e seleção, riscos associados com o uso de terceiros e processos claros para a participação em processos licitatórios.

Monitoramento Interno e Autonomia

A.4. – Enfatiza que os compliance officers responsáveis pelo monitoramento dos programas de compliance precisam ter um nível adequado de experiência e qualificação, bem como o acesso a fontes de dados relevantes.

Relacionamento com Terceiros

A.6. – (i) deve haver monitoramento contínuo de terceiros, (ii) adiciona um novo elemento com respeito aos mecanismos para assegurar que os termos de contratos descrevam em detalhes os serviços a serem prestados, que as condições de pagamento sejam apropriadas, que o objeto do contrato seja efetivamente cumprido e o pagamento, em contrapartida, seja feito, (iii) adiciona um novo elemento para garantir o direito da empresa de auditar terceiros e de exercer efetivamente esse direito, e (iv) adiciona um novo elemento com respeito ao estabelecimento de mecanismos adequados para endereçar incidentes de corrupção no estrangeiro por parte de terceiros contratados, por exemplo, término de contrato.

Relato Interno, Investigação e Remediação

A.8. – Adiciona um novo elemento no que diz respeito a controles internos para identificar padrões que indiquem a corrupção no estrangeiro, incluindo o uso de tecnologias inovadoras.

A.11. – Recomenda que medidas para endereçar casos suspeitos de corrupção no estrangeiro devem também incluir (i) processos para identificar, investigar e relatar más condutas e utilizar efetivamente os recursos necessários para aplicar a lei e (ii) remediação (incluindo a análise da situação geradora da questão e das fraquezas identificadas).

A.13. – Esclarece que os mecanismos de relato interno devem ser confidenciais, sendo possível o anonimato e fornecer canais visíveis e acessíveis para relatos de má conduta.

Treinamento

A.9. – Adiciona um novo elemento visando assegurar treinamento documentado e periódico para terceiros a respeito do programa de compliance e anticorrupção da empresa.

A.12. e A.13. – Adiciona novas expectativas para garantir a não retaliação a denunciantes.

Incentivos e Medidas Disciplinares

A.10. – Encoraja incentivos apropriados para o cumprimento das normas de compliance, incluindo ética e compliance nos processos de recursos humanos.

A.11. – Esclarece que medidas disciplinares devem ser consistentes, apropriadas e devidamente comunicadas para garantir a ciência por parte dos funcionários.

Revisões Periódicas, Monitoramento e Teste

A.14. – Esclarece que os testes e revisões periódicos devem ser conduzidos regularmente e visando desenvolvimentos específicos, mudanças operacionais e estruturais, resultados de monitoramento e auditorias e “lições aprendidas” de potenciais más condutas ocorridas na própria empresa, bem como de outras empresas enfrentando riscos similares.

Fusões e Aquisições

A.15. – Adiciona um novo elemento prevendo a absoluta necessidade de due diligences baseadas em risco antes de fusões e aquisições, e incorporação da nova empresa no programa de compliance e nos controles internos, realizando todos os treinamentos e auditorias necessárias.

É importante salientar que todas essas recomendações serão observadas dentro do programa de monitoramento exercido pelo Grupo de Trabalho Antissuborno da OCDE.

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